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Incorporación de documentos voluminosos. - Buelvas & Melo Abogados Asociados

Incorporación de documentos voluminosos.

A ese respecto, necesario se hace recordar sobre la incorporación de documentos voluminosos, las reglas jurisprudenciales que entre otras decisiones se fijaron, entre ellas, providencia CSJ AP948-2018 del 7 de marzo de 2018, cuando se señaló:

“La incorporación de los documentos en el juicio oral y su relación con el adecuado descubrimiento probatorio. Este aspecto suele generar dificultades en la práctica judicial, principalmente cuando se trata de documentos voluminosos. La forma de ingresar los documentos durante el juicio oral puede acordarse y planearse en la audiencia preparatoria, a la luz de parámetros como los que se indican a continuación: Debe reiterarse que la correcta delimitación del documento y la suficiente claridad sobre su pertinencia son presupuestos de la adecuada incorporación de los mismos durante el juicio oral. La claridad de las partes frente a los aspectos atrás referidos debe reflejarse en la precisión del Juez al decidir sobre las pruebas admitidas, inadmitidas, rechazadas o excluidas. Igualmente, debe considerarse que, para la autenticación de un documento durante el juicio oral, que es presupuesto de su admisibilidad (salvo que se trate de documentos públicos amparados por la presunción de autenticidad, según lo establecido en el artículo 425 de la Ley 906 de 2004 (CSJSP, 01 Jun. 2017, Rad. 46728) deben agotarse los siguientes trámites:

  • Establecer que el testigo tiene conocimiento personal y directo (Art. 402 de la Ley 906 de 2004) que le permita declarar que el documento es lo que la parte aduce según su teoría del caso, lo que ordinariamente se denomina “sentar las bases”;
  • Una vez logrado lo anterior y previa autorización del juez, la parte le puede poner de presente el documento al testigo para su identificación, previa exhibición a su contraparte;
  • El testigo debe declarar sobre lo que el documento es;
  • cuando lo considere pertinente, la parte puede solicitar la incorporación como prueba, lo que debe ser resuelto por el juez;

 y

  • una vez incorporado, el documento deberá ser leído o exhibido, tal y como lo dispone el artículo 431 ídem, en los términos que serán precisados más adelante.

No se requiere de un mayor esfuerzo para entender que la dinámica de autenticación e incorporación de documentos durante el juicio oral requiere que exista suficiente claridad sobre lo que fue objeto de descubrimiento por cada una de las partes y, obviamente, sobre lo que fue decretado como prueba, pues solo de esa manera la parte contra la que se aduce el documento podrá constatar que lo que se le exhibe al testigo es lo mismo que se descubrió y decretó. (…) Por tanto, cuando se trata de documentos voluminosos, no es necesario que los mismos sean leídos o reproducidos en su integridad.

Lo importante es que quede totalmente claro qué fue lo que se incorporó como prueba (Por ejemplo, que se trata de un contrato, suscrito en una fecha determinada, por unas personas en particular, que consta de un específico número de folios, etcétera), porque de esa forma se garantiza la publicidad del proceso, bajo el entendido de que una vez incorporados, los documentos en su integridad podrán ser utilizados por las partes en sus alegatos y por el juez en la sentencia. (…) Lo anterior reafirma la idea sobre la claridad que debe existir en torno a las pruebas descubiertas y solicitadas por las partes, y las que sean decretadas por el Juez, pues los yerros en que incurran los actores del sistema judicial sobre estos aspectos en la audiencia preparatoria, seguramente se traducirán en conflictos que impedirán el adecuado desarrollo del juicio oral.” Corte Suprema de Justicia. AP4656-2022(62408). M. P. Gerson Chaverra Castro.


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